Dé reden om uw inkoop door bureau FRANKEN te laten verzorgen

Dé reden om uw inkoop door bureau FRANKEN te laten verzorgen.

Als de inkoop van uw project door bureau FRANKEN wordt gerealiseerd, bespaart dit u (veel) geld. Bijkomend voordeel is dat het voor u als opdrachtgever overzichtelijk en inzichtelijk is wat en hoe er bepaalde onderdelen zijn ingekocht. Peter Sengers is een van de mensen binnen bureau FRANKEN die dit voor u kan verzorgen. Bovendien zorgt hij voor overzicht, omdat alles centraal ingekocht wordt. In dit artikel legt hij uit hoe hij dat doet.

Onderdeel van het totaal

Eigenlijk is het centraal inkopen nooit een aparte dienst, maar altijd een onderdeel van de totale dienstverlening die bureau FRANKEN aanbiedt, vertelt Peter: “Als wij worden ingeschakeld, is dat meestal voor het totale projectmanagement, waar de inkoop dan een onderdeel van is. Om het inkoopproces te kunnen starten, is het van belang dat we de juiste (volledige) gegevens hebben, dit betreft een bestek en bestektekeningen of tekeningen met technische omschrijving. Als de opdrachtgever een Programma van Eisen heeft, dient dit vertaald te worden in bovenstaande. Indien gewenst kunnen wij dit ook voor de opdrachtgever verzorgen.”

“Het is vervolgens aan de opdrachtgever om te beslissen hoe hij de rest van het traject wil aanvliegen. Het kan een keuze zijn om bijvoorbeeld een aannemer alles te laten doen, maar je kunt ook de onderdelen splitsen en ze door specialisten laten uitvoeren, bijvoorbeeld installaties of interieurwerken.”

“Als de opdrachtgever zijn keuze heeft gemaakt, waarbij we kunnen adviseren wat wij denken dat voor het project het meest economisch is, worden de offertes aangevraagd. Indien gekozen wordt om de verschillende disciplines apart uit te besteden, maken we een demarcatieplan, zodat duidelijk wordt welke bedrijf welke activiteit uit gaat voeren.”

Voor alle soorten projecten

De voordelen van centraal inkopen zijn volgens Peter duidelijk: “Dan is er overzicht. Je weet welke onderdelen zijn ingekocht en welke nog niet. Zo worden faalkosten verminderd, omdat er niets dubbel wordt ingekocht én er niets wordt vergeten. Budgetbewaking is een ander belangrijk onderdeel. Doordat we weten welke contracten zijn aangegaan, weten we ook hoeveel er wordt uitgegeven en of dit binnen de opdracht valt. Dat voordeel geldt voor allerlei verschillende soorten bouwprojecten, van een bioscoop tot een privéwoning. De aanbesteding en inkoop verloopt in vrijwel alle gevallen in fases, van ruwbouw tot installaties.”

Appels met appels vergelijken

Als je de inkoop verzorgt van een bouwproject, dan is het vooral belangrijk om te weten dat de partijen die offertes aanleveren voldoen aan de uitvraag (bestek en tekeningen/TO + tekening, aldus Peter: “Dat is de enige manier waarop je appels met appels kunt vergelijken. Hier komen de kwaliteiten van een inkoper om de hoek kijken, want die controleert wat aangeboden wordt in de offerte. En, ook niet onbelangrijk, wat er ontbreekt in de prijsopgave, wat wordt uitgesloten of is niet opgenomen. Stel dat een aannemer verticaal transport uitsluit in de offerte, maar de materialen moeten wel naar de vierde of vijfde verdieping, dan moeten we daar zelf iets voor regelen of de aannemer vragen om dit aanvullend aan te bieden. Kennis en ervaring als inkoper zijn hierbij heel belangrijk.”

Nauwkeurig voorwerk

Doordat het in de praktijk vaak voorkomt dat je niet precies appels met appels kunt vergelijken, is de taak van een inkoper dan ook het verschil uitleggen aan een opdrachtgever tussen de diverse opties. Peter: “Daarbij geven we altijd een goed onderbouwd advies, zodat het makkelijker wordt voor onze opdrachtgever om een keuze te maken. Je merkt ook dat ons advies in de praktijk vrijwel altijd overgenomen wordt, omdat we het voorwerk al heel nauwkeurig hebben gedaan.”

Na het advies kunnen de contracten worden gesloten, de contracten zijn rechtstreeks van opdrachtgever naar aannemer. Peter: “Wij adviseren, doen het voorwerk en maken de contracten op. Juridisch gezien zijn we geen onderdeel van die contractuele verplichting, maar we kunnen wel de financiële bewaking van het project verzorgen.”

Wilt u eens met Peter Sengers over de inkoop van uw project praten? Neem dan contact op.